Chào anh Nguyễn Quốc Hùng,

Cảm ơn anh đã gửi câu hỏi đến chuyên mục Hỏi & Đáp của chúng tôi. Tình huống của anh, đang ở Úc và cần ủy quyền cho người nhà tại Việt Nam để giải quyết công việc, là một nhu cầu rất phổ biến của cộng đồng người Việt. Để giúp anh hiểu rõ hơn, chúng tôi xin giải thích các thủ tục cần thiết như sau:

Việc lập Giấy ủy quyền (Power of Attorney) để sử dụng tại Việt Nam có thể được thực hiện theo hai phương pháp chính. Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào sự thuận tiện và yêu cầu cụ thể của công việc anh cần giải quyết.

Phương pháp 1: Thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam tại Úc (Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán)

Đây là cách làm trực tiếp, phổ biến và đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho giấy ủy quyền khi sử dụng ở Việt Nam. Giấy tờ sau khi hoàn tất sẽ có giá trị ngay mà không cần thêm thủ tục nào khác.

• Ưu điểm: Nhanh gọn, ít bước, giấy ủy quyền được soạn thảo bằng tiếng Việt và được cơ quan chức năng Việt Nam công nhận ngay.
• Nhược điểm: Anh phải đến trực tiếp cơ quan đại diện, điều này có thể không thuận tiện nếu anh ở xa Canberra, Sydney hoặc Perth.

Các bước thực hiện:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Soạn sẵn nội dung Giấy ủy quyền. Anh cần ghi thật chi tiết và rõ ràng thông tin của người ủy quyền (anh) và người được ủy quyền, phạm vi ủy quyền (ví dụ: được thay mặt làm thủ tục mua bán nhà đất, rút tiền ngân hàng, nhận giấy tờ...), và thời hạn ủy quyền.
2. Đặt lịch hẹn: Anh nên kiểm tra trang web của Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán để xem có cần đặt lịch hẹn trực tuyến trước khi đến hay không.
3. Nộp hồ sơ và ký tên: Anh cần mang đầy đủ giấy tờ cần thiết đến cơ quan đại diện và ký tên trên Giấy ủy quyền trước mặt viên chức lãnh sự.

Giấy tờ cần thiết thường bao gồm:

• Tờ khai chứng thực hợp đồng, giao dịch (thường có mẫu sẵn trên website của cơ quan đại diện).
• Phiếu hẹn đã đặt trực tuyến (nếu có yêu cầu).
• Bản gốc Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân Việt Nam còn hiệu lực.
• Bản dự thảo Giấy ủy quyền đã chuẩn bị sẵn.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền ở Việt Nam (CMND/CCCD).
• Giấy tờ chứng minh tình trạng cư trú tại Úc (visa Úc, giấy tờ thường trú...).
• Các giấy tờ liên quan đến nội dung ủy quyền (ví dụ: bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nếu ủy quyền về nhà đất).

Anh có thể liên hệ các cơ quan sau:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Canberra: https://vietnamembassy.org.au/
• Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Sydney: https://vietnamconsulate.org.au/

Ngoài ra, Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Perth cũng đã đi vào hoạt động, anh có thể tìm kiếm thông tin liên hệ nếu đang sinh sống tại bang Tây Úc.

Phương pháp 2: Công chứng tại Úc và Hợp pháp hóa lãnh sự

Quy trình này gồm nhiều bước hơn và thường được lựa chọn khi việc di chuyển đến Lãnh sự quán Việt Nam gặp khó khăn.

Các bước thực hiện:

1. Ký Giấy ủy quyền trước mặt Công chứng viên Úc (Notary Public): Anh cần soạn thảo Giấy ủy quyền (có thể bằng tiếng Anh, tiếng Việt hoặc song ngữ) và ký trước mặt một Công chứng viên. Lưu ý rằng vai trò của Notary Public cao hơn Justice of the Peace (JP) và thường là yêu cầu bắt buộc đối với giấy tờ sử dụng ở nước ngoài.
2. Xin dấu xác nhận Apostille từ Bộ Ngoại giao và Thương mại Úc (DFAT): Sau khi có chữ ký của Notary Public, anh cần gửi giấy tờ đến DFAT để họ dán tem Apostille. Tem này xác nhận chữ ký và thẩm quyền của Notary Public, giúp giấy tờ được công nhận ở các quốc gia thành viên Công ước Apostille, trong đó có Việt Nam. Anh có thể xem thông tin chi tiết tại trang web của Smartraveller của Chính phủ Úc.
3. Dịch thuật và công chứng bản dịch tại Việt Nam (nếu cần): Khi giấy tờ về đến Việt Nam, nếu bản gốc có nội dung bằng tiếng Anh, người nhà của anh có thể sẽ cần mang đi dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng bản dịch tại một văn phòng công chứng ở Việt Nam để nộp cho các cơ quan chức năng.

So sánh và Lời khuyên

Đối với các giao dịch dân sự thông thường tại Việt Nam, thực hiện Giấy ủy quyền tại Lãnh sự quán Việt Nam (Phương pháp 1) là lựa chọn tối ưu nhất vì sự đơn giản và tính pháp lý rõ ràng. Phương pháp 2 tuy linh hoạt hơn về địa điểm nhưng lại tốn nhiều thời gian, chi phí (phí cho Notary Public, DFAT) và các bước phức tạp hơn.

Một lưu ý rất quan trọng là trước khi tiến hành, anh nên liên hệ trước với cơ quan hoặc cá nhân ở Việt Nam (nơi sẽ sử dụng giấy ủy quyền) để hỏi yêu cầu cụ thể của họ về hình thức và nội dung, tránh trường hợp làm xong nhưng không được chấp nhận.

Nếu công việc ủy quyền có tính chất phức tạp như liên quan đến tài sản lớn hoặc các vấn đề pháp lý quan trọng, anh nên tìm đến các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để được tư vấn soạn thảo nội dung ủy quyền một cách chặt chẽ nhất. Anh cũng có thể tham khảo thêm các dịch vụ hỗ trợ người Việt hoặc đọc các bài chia sẻ kinh nghiệm trên website của chúng tôi.

Để trao đổi thêm kinh nghiệm thực tế từ những người đã làm thủ tục này, anh có thể tham gia và đặt câu hỏi tại các cộng đồng người Việt như:

• Người Việt Tại Úc - Nguoiviettaiuc.Com: https://www.facebook.com/groups/nguoiviettaiucofficial
• Báo Online - Người Việt tại Úc: https://www.facebook.com/Nguoiviettaiuc.net

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho anh. Chúc anh sớm hoàn tất công việc của mình một cách thuận lợi!

Lưu ý: Nội dung trả lời chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho lời khuyên từ chuyên gia. Để có thông tin chính xác và phù hợp nhất với tình huống của bạn, hãy liên hệ với chuyên gia hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Disclaimer: The content of this answer is for informational purposes only and does not replace professional advice. For accurate and personalized information regarding your situation, please consult with a qualified expert or the appropriate authorities.